Thị trường cho người nước ngoài thuê văn phòng vẫn luôn là mảnh đất màu mỡ đối với các doanh nghiệp bất động sản và các tổ chức cá nhân trong thời kỳ kinh tế Việt Nam đang phát triển và nhiều biến đổi. Nhưng thực tế, không phải ai cũng hiểu rõ các quy định của pháp luật về điều kiện, thủ tục cho người nước ngoài thuê văn phòng. Vì thế, để hiểu rõ hơn về cách thức và các giấy tờ cần thiết khi cho tổ chức, cá nhân nước ngoài thuê, bạn có thể tham khảo các quy định sau:
Theo quy định tại Điều 9 Luật kinh doanh bất động sản 2014 quy định: Nhà, công trình xây dựng đưa vào kinh doanh phải có đủ các điều kiện sau đây:
a) Có đăng ký quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất trong giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất. Đối với nhà, công trình xây dựng có sẵn trong dự án đầu tư kinh doanh bất động sản thì chỉ cần có giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;
b) Không có tranh chấp về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất;
c) Không bị kê biên để bảo đảm thi hành án.
Như vậy, nếu như bạn muốn thực hiện hoạt động cho thuê thì buộc phải có đăng ký quyền sở hữu nhà mới có thể tiến hành hoạt động cho thuê.
Thủ tục đăng ký quyền sở hữu nhà ở:
(Điều 31 nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật đất đai)
Thành phần hồ sơ, bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở
- Bản sao một trong các giấy tờ sau:
+ Giấy phép xây dựng đối với nhà ở thuộc diện phải xin phép xây dựng.
+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc có tên trong sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính đối với nhà ở, công trình xây dựng được xây dựng;
+ Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước
+ Giấy tờ về giao nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết;
+ Giấy tờ về nhà đất do cơ quan có thẩm quyền cấp;
+ Giấy tờ về mua bán, nhận tặng cho, đổi hoặc nhận thừa kế
(Giấy tờ có xác nhận của UBND xã, thị trấn)
- Bản vẽ sơ đồ nhà ở
Về thủ tục công chứng:
Hợp đồng thuê nhà phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ 06 tháng trở lên thì phải có công chứng hoặc chứng thực.
Tuy nhiên liên quan tới hoạt động của mình, giám đốc VPDD vẫn có thể đứng ra ký kết các hợp đồng như thuê văn phòng, ký kết HĐLĐ với người lao động, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của mình. Cụ thể Luật Thương mại 2005 36/2005/QH11 quy định như sau:
Điều 17. Quyền của Văn phòng đại diện
1. Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
3. Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
5. Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
6. Các quyền khác theo quy định của pháp luật. Về vấn đề xuất hóa đơn, nếu HĐ được ký kết với VPDD thì không được xuất hóa đơn cho công ty mẹ là không hợp pháp, hóa đơn trên sẽ không được chấp nhận vì đối tượng trên hợp đồng và trên hóa đơn là khác nhau, và hóa đơn này bên công ty mẹ cũng sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý.
Vì thế, để hiểu rõ hơn về cách thức và các giấy tờ cần thiết khi cho tổ chức, cá nhân nước ngoài thuê văn phòng, hay văn phòng giá rẻ, bạn có thể tham khảo các quy định sau:
Điều kiện nhà ở cho cá nhân, tổ chức nước ngoài thuê
Điều kiện nhà ở cho tổ chức, cá nhân tổ chức nước ngoài được thuê văn phòng ở tại Việt Nam được quy định tại các Điều 131, 132, 133 Luật Nhà ở như sau:
Tổ chức, cá nhân nước ngoài được phép vào Việt Nam có thời hạn từ 3 tháng liên tục trở lên và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thuê văn phòng ở tại Việt Nam.
Nhà ở tại Việt Nam cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài thuê phải có đủ các điều kiện sau:
– Đã được cấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở;
– Phải là nhà ở riêng lẻ hoặc căn hộ khép kín;
– Bảo đảm chất lượng, an toàn cho người thuê
– Bảo đảm cung cấp điện, nước, vệ sinh môi trường và các điều kiện thiết yếu khác;
– Không có tranh chấp về quyền sở hữu, quyền sử dụng.
Theo quy định tại Điều 92 Luật Nhà ở, bên cho thuê nhà phải có các điều kiện sau: Là chủ sở hữu nhà ở hoặc người đại diện theo quy định của pháp luật về dân sự; Là cá nhân có năng lực hành vi dân sự; là tổ chức cho thuê nhà ở phải có chức năng kinh doanh cho thuê nhà ở.
Bên thuê là cá nhân người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì phải thuộc diện được sở hữu, được thuê nhà ở tại Việt Nam theo quy định của Luật nhà ở; Bên thuê là tổ chức thì không phụ thuộc vào nơi đăng ký kinh doanh.
Thủ tục giao dịch cho thuê văn phòng
Thủ tục giao dịch cho thuê nhà ở được quy định tại Điều 93 Luật Nhà ở như sau: Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về hợp đồng. Hợp đồng phải thể hiện các nội dung: Tên và địa chỉ của các bên; Mô tả đặc điểm của nhà ở; Giá thuê và phương thức thanh toán; Thời gian giao nhận nhà ở; thời hạn cho thuê nhà; Quyền và nghĩa vụ của các bên; Cam kết của các bên; Các thỏa thuận khác; Ngày, tháng, năm ký kết hợp đồng; Chữ ký của các bên (nếu là tổ chức thì phải đóng dấu và ghi rõ chức vụ của người ký).
Hợp đồng thuê nhà ở bắt buộc phải có chứng nhận của công chứng trừ các trường hợp sau: Cá nhân, tư nhân cho thuê văn phòng ở dưới 6 tháng; Bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở.
Sau khi ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng, chủ nhà phải làm thủ tục khai báo tạm trú cho người thuê nhà tại cơ quan Công an: Xuất trình hộ chiếu, tờ khai xuất nhập cảnh, chứng nhận tạm trú và thị thực (nếu thuộc diện có thị thực); khai vào bản khai tạm trú theo mẫu; lập danh sách người nước ngoài khai báo tạm trú và nộp tại Công an xã phường; lưu giữ phiếu khai báo tạm trú cùng danh sách người nước ngoài tạm trú để xuất trình khi có yêu cầu 3 – Thủ tục cho người nước ngoài thuê.
Thủ tục cho người nước ngoài thuê văn phòng
Việc cho cá nhân người Việt Kiều, người nước ngoài hay công ty nước ngoài thuê nhà để ở, làm văn phòng… là một hoạt động kinh doanh và phải tiến hành làm thủ tục đăng ký kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể.
Việc thuê và cho thuê phải được lập thành hợp đồng; hợp đồng thuê văn phòng phải được lập thành văn bản, nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên thì phải có công chứng, chứng thực và phải đăng ký, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Sau khi ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng, chủ nhà phải làm thủ tục khai báo tạm trú cho người thuê nhà tại cơ quan Công an địa phương.
Nội dung khai báo: Xuất trình hộ chiếu, tờ khai xuất nhập cảnh, chứng nhận tạm trú và thị thực (nếu thuộc diện có thị thực); khai vào bản khai tạm trú theo mẫu; lập danh sách người nước ngoài khai báo tạm trú và nộp tại Công an phường xã sở tại và thông báo số lượng người nước ngoài tạm trú cho Công an phường, xã sở tại biết; lưu giữ phiếu khai báo tạm trú cùng danh sách người nước ngoài tạm trú để xuất trình khi có yêu cầu.
Hộ cá thể khi hoạt động kinh doanh phải kê khai nộp các loại thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng. Mức thuế suất thuế môn bài phải nộp căn cứ vào số vốn đăng ký trong giấy phép đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh cá thể.
Thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với dịch vụ cho thuê nhà và văn phòng là 10%. Thuế suất thuế thu nhập cá nhân (Biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng đối với thu nhập từ sản xuất, kinh doanh, tiền lương, tiền công, thù lao).
Biểu thuế đối với cá nhân cư trú: TN tính thuế đến 5 triệu/tháng: 5%; Trên 5 tr-10tr 10%; Trên 10 tr- 18tr 15%; Trên 18tr- 32tr 20% ; Trên 32 tr- 52 tr 25%; Trên 52-80 tr 30%; Trên 80tr 35%).
